Defina os dados de entrada
Registre tempo mensal de preparação, destinatários, trabalho por pessoa, acompanhamento e organização dos registros. Na alternativa, inclua preparação da origem, conferência dos contatos, exceções e apoio.
Separe tempos medidos de estimativas. Use cobranças reais do fornecedor, custos do canal e condições contratuais, sem reaproveitar uma proposta antiga de outro cliente.
Use um cálculo transparente
Horas mensais atuais = horas de preparação + (destinatários × minutos por destinatário ÷ 60) + horas de acompanhamento + horas de registro.
Horas mensais propostas = preparação e conferências + tratamento de exceções + acompanhamento + trabalho com registros.
Custo atual no primeiro ano = 12 × horas mensais atuais × custo interno por hora + custos diretos anuais.
Custo proposto no primeiro ano = 12 × horas mensais propostas × custo interno por hora + custos anuais do serviço e do canal + custo único de migração e treinamento.
Diferença estimada no primeiro ano = custo atual − custo proposto.
O custo interno por hora é um dado de planejamento. Uma diferença positiva não representa automaticamente dinheiro liberado no caixa da empresa.
Exemplo de cálculo com dados fictícios
Considere 120 destinatários mensais. O processo atual exige uma hora de preparação, dois minutos por destinatário, uma hora de acompanhamento e meia hora para organizar registros. São 6,5 horas por mês.
Considere uma alternativa testada que exija três horas por mês. Com custo interno ilustrativo de USD 20 por hora, a diferença anual de custo de trabalho é 3,5 × 12 × 20 = USD 840.
Com custo anual ilustrativo de USD 480 pelo serviço e custo único de configuração de USD 160, a diferença estimada no primeiro ano é USD 200, sem outros custos diretos.
Esses valores são fictícios; não são preços do SugarHR nem resultados de um cliente.
Teste um cenário menos favorável.
Se a alternativa exigir cinco horas mensais, a diferença de custo de trabalho passa a USD 360 por ano. Após os mesmos USD 640 de serviço e configuração, a diferença do primeiro ano é negativa em USD 280.
Esse resultado pode indicar que a carga de trabalho, isoladamente, não justifica a mudança. Outros requisitos podem importar; descreva-os separadamente, sem atribuir valores financeiros inventados.
Verifique as suposições que mudam a resposta
Teste atualização de destinatários, apoio e registros com sua própria amostra. Inclua o tempo de adaptação de planilhas difíceis. Separe os custos do primeiro ano dos seguintes e confira o compromisso total real, não apenas um desconto anualizado.