Defina los datos del cálculo
Anote el tiempo mensual de preparación, el número de destinatarios, el trabajo por persona, el seguimiento y el archivo. En la alternativa, incluya preparar el archivo, comprobar los destinatarios, gestionar excepciones y prestar ayuda.
Distinga el tiempo medido de las estimaciones. Use los precios reales del proveedor, los costos del canal y las condiciones contractuales; no tome una oferta histórica de otro cliente.
Use un cálculo transparente
Horas mensuales actuales = horas de preparación + (destinatarios × minutos por destinatario ÷ 60) + horas de seguimiento + horas de archivo.
Horas mensuales propuestas = preparación y comprobaciones + gestión de excepciones + seguimiento + archivo.
Costo actual del primer año = 12 × horas mensuales actuales × costo interno por hora + costos directos anuales.
Costo propuesto del primer año = 12 × horas mensuales propuestas × costo interno por hora + costos anuales del servicio y del canal + costo único de migración y capacitación.
Diferencia estimada del primer año = costo actual − costo propuesto.
El costo interno por hora sirve para planificar. Una diferencia positiva no se convierte automáticamente en dinero disponible para la empresa.
Ejemplo desarrollado con datos ficticios
Suponga 120 destinatarios al mes. El proceso actual requiere una hora de preparación, dos minutos por destinatario, una hora de seguimiento y media hora de archivo. En total, son 6,5 horas mensuales.
Suponga que una alternativa ya probada requiere tres horas al mes. Con un costo interno ilustrativo de USD 20 por hora, la diferencia anual de costo laboral es de 3,5 × 12 × 20 = USD 840.
Si el servicio cuesta, a modo de ejemplo, USD 480 al año y la configuración inicial USD 160, la diferencia estimada del primer año es de USD 200, sin otros costos directos.
Son cifras ficticias, no precios de SugarHR ni resultados de un cliente.
Pruebe un escenario menos favorable
Si la alternativa requiere cinco horas al mes, la diferencia de costo laboral baja a USD 360 anuales. Tras los mismos USD 640 de servicio y configuración, la diferencia del primer año es de −USD 280.
Ese resultado puede indicar que la carga de trabajo por sí sola no justifica el cambio. Otros requisitos pueden seguir siendo importantes; descríbalos por separado, sin atribuirles un valor económico inventado.
Revise las suposiciones que cambian el resultado
Pruebe la actualización de destinatarios, la ayuda y el archivo con su propia muestra. Incluya la adaptación de hojas difíciles. Revise por separado el primer año y los siguientes, y compruebe el compromiso total real, no solo un descuento anualizado.
Compare las opciones de decisión · Documente los costos y las pruebas