Définir les entrées
Consigner le temps de préparation mensuel, le nombre de bénéficiaires, le travail par bénéficiaire, le travail de suivi et l’organisation des dossiers. Pour le processus proposé, inclure la préparation du fichier source, les vérifications du destinataire, les exceptions et l’aide.
Gardez le temps mesuré séparé des estimations. Entrez les frais réels du fournisseur, les coûts de canal pertinents et les conditions du contrat plutôt que demprunter un devis historique dun autre client.
Utilisez un calcul transparent
Heures mensuelles actuelles = préparation + (destinataires × minutes de traitement par destinataire ÷ 60) + suivi + archivage.
Heures mensuelles proposées = préparation et contrôles + gestion des exceptions + suivi + archivage.
Coût actuel de première année = 12 × heures mensuelles actuelles × coût horaire interne + coûts directs annuels.
Coût proposé de première année = 12 × heures mensuelles proposées × coût horaire interne + coûts annuels du service et du canal + coût ponctuel de migration et de formation.
Écart estimé de première année = coût actuel − coût proposé.
Le coût horaire interne est une hypothèse de planification. Un écart positif ne représente pas automatiquement de la trésorerie libérée.
Exemple travaillé : entrées fictives
Supposons 120 destinataires par mois : une heure de préparation, deux minutes par personne, une heure de suivi et une demi-heure d’archivage. Le total est de 6,5 heures mensuelles.
Supposons qu’une alternative testée demande trois heures par mois. Avec un coût interne illustratif de 20 USD par heure, l’écart annuel de main-d’œuvre est de 3,5 × 12 × 20 = 840 USD.
Avec un service annuel illustratif de 480 USD et une mise en place ponctuelle de 160 USD, l’écart estimé de première année est de 200 USD, sans autres coûts directs.
Ces chiffres sont fictifs : ils ne représentent ni les tarifs de SugarHR ni les résultats d’un client.
Tester un scénario moins favorable
Si l’alternative demande cinq heures par mois, l’écart de main-d’œuvre devient 360 USD par an. Après les mêmes 640 USD de service et de mise en place, l’écart de première année est de −280 USD.
Ce résultat peut signifier que le nouveau processus ne se justifie pas uniquement par la charge de travail. D’autres exigences peuvent encore avoir de l’importance, mais les décrire séparément au lieu de leur attribuer une valeur financière inventée.
Vérifier les hypothèses qui modifient la réponse
Testez la maintenance, l’assistance et les enregistrements du destinataire à l’aide de votre propre échantillon. Inclure le temps passé à adapter les feuilles de calcul difficiles. Examinez les coûts de la première année et de l’année suivante séparément, et vérifiez l’engagement total réel plutôt qu’un rabais annualisé.
Comparez les options de décision · Consigner les coûts et les éléments de preuve